Bạn đã biết cách giữ tài liệu đơn giản dễ tìm?

Sử dụng, tìm kiếm và bảo quản tài liệu là đòi hỏi chung trong hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp và đơn vị hiện nay. Đặc biệt, các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu đòi hỏi sự an toàn, tuyệt mật và tiện lợi trong việc tìm kiếm. Vậy bạn đã biết cách giữ tài liệu đơn giản đúng chuẩn chưa? Hãy cùng tham khảo một vài quy tắc và bí quyết cơ bản trong giữ và bảo quản tài liệu trong giai đoạn hiện nay nhé!

Các dạng tài liệu cần bảo quản hiện nay

Biểu mẫu sổ giáo án (Mẫu số 5-6-7) - Trường Cao Đẳng Y Tế Hải Phòng

Thứ nhất, các loại tài liệu bằng giấy và chứng từ cụ thể

Đây là phương thức lưu trữ được sử dụng phổ biến từ trước đến nay, được hầu hết các đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp chọn lựa. Việc in ấn, đóng sổ chứng từ, tài liệu và các loại hồ sơ được sắp xếp và bảo quản tùy theo đòi hỏi thực tế, lưu trữ một khoảng thời gian nhất định sau đó có thể tiêu hủy để đảm bảo luân phiên chứng từ, không gây ra các vấn đề quá tải hoặc chồng chéo những thông tin dữ liệu đã không còn giá trị.

Thứ hai, các loại tài liệu dữ liệu điện tử

Đây là một trong các loại dữ liệu được phổ biến và sắp tới được định hướng thay thế cho rất nhiều loại chứng từ bằng giấy trước kia. Chúng được ra đời nhằm khắc phục những bất cập còn gặp phải của nhiều loại chứng từ rất dễ bị tác động bởi các yếu tố ngoại cảnh và môi trường. Tuy nhiên, đặc thù đòi hỏi trong việc giữ và bảo quản tài liệu dạng này cũng có những vấn đề riêng cần phải lưu ý.

Cách bảo quản và giữ tài liệu theo từng loại cụ thể

Tủ tài liệu văn phòng BC914 - Nội Thất Hòa Phát TPHCM

Bảo quản và giữ các loại tài liệu bằng giấy

Một trong những cách thức để giữ và bảo quản các loại tài liệu bằng giấy được sử dụng rất phổ biến hiện nay đó chính là tủ tài liệu. Tủ tài liệu được dùng có thể là chất liệu bằng gỗ, sắt hoặc một số loại hợp kim, inox, kính,…

Mỗi ngăn tủ được phân chia tùy theo đòi hỏi sử dụng thực tế, thường được thiết kế với khóa riêng ngăn cách và bảo mật tài liệu tối ưu. Cửa tủ có thể làm bằng chất liệu tôn, gỗ hoặc kính phù hợp cho đòi hỏi về tính riêng tư.

Tủ tài liệu được ra đời với nhiều mẫu mã có kích thước khác nhau, chiều cao linh hoạt và được bán rộng rãi trên các kênh bán hàng trực tiếp cũng như trực tuyến với những chọn lựa đơn giản, tiết kiệm công sức và thời gian. Việc phân loại tài liệu bên trong có thể sử dụng các ký hiệu hoặc đính note bên ngoài giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng, đảm bảo luôn có sự kiểm soát các tài liệu một cách tốt nhất.

Đối với các dữ liệu và tài liệu điện tử

Công cụ quản lý dữ liệu điện tử đòi hỏi sự phát triển của các ứng dụng công nghệ, máy móc và thiết bị mạng trực tuyến. Công cụ này có tiềm ẩn rủi ro thấp hơn, nhưng việc áp dụng hiện chưa được phổ biến và đòi hỏi có những đầu tư nhất định của các doanh nghiệp, định hướng sẽ được mở rộng trong những năm tới tại Việt Nam và các nước trên thế giới nói chung.

Leave a Reply